5 slimme tips om de weekstart inhoud te geven 2

5 slimme tips om de weekstart inhoud te geven

Rust en inhoud willen we, volgens een niet-representatief Twitter-onderzoek van Japke D. Bouma. Gewoon ons werk doen en kwaliteit leveren, in plaats van de hele tijd op tijd en tempo afgerekend te worden. Weg met de kantoortuinen en de onzekerheid van flexplekken. Gewoon weer een eigen bureau. O, en dat voortdurende Agile werken, met Scrum (of Lean) weekstarts, mag ook de deur uit. En dat terwijl een goed startmoment inhoud en rust juist kan bevorderen. In dit artikel 5 slimme tips om het kind niet met het badwater weg te gooien.

Verder willen we de komende tien jaar kortere mails, minder mails, „minder coachinggeklets”, meer gesprekken over inhoud in plaats van vorm, een verbod op groepsapps, betere koffie, stoppen met nodeloos vergaderen „en al helemaal geen scrum weekstarts meer”.

Japke D. Bouma

1. Een startmoment werkt als je de weekstart in een dagstart verandert

De weekstart komt uit de Lean methodiek. Je geeft je mood een cijfer, kijkt terug op de vorige week en vooruit naar de komende week. Doel van het overleg is om te leren en te verbeteren. Over hoe lang de ideale weekstart precies duurt, lopen de meningen uiteen. Maar grosso modo komt het neer op 30-60 minuten. Zo’n weekstart heeft vier nadelen:

  • het is eigenlijk net te lang
  • de scope is eigenlijk net te groot
  • de afstand tot de praktijk is eigenlijk net te ver
  • het “mood”-cijfer geeft zelden de echte mood weer

Het is eigenlijk net te lang

Een overleg van 60 minuten is een echt overleg en de neiging bestaat dat je het plichtmatig gaat volpraten. Iedereen zegt zijn ding, en aan het einde weet je vaak niet meer precies wat de eerste gezegd heeft. Hoe lang mensen hun aandacht ergens bij kunnen houden, is van verschillende factoren afhankelijk, maar in de regel gaat men uit van maximaal 15-45 minuten (dat Microsoft-goudvis-onderzoek blijkt trouwens fake). Daarna is het tijd voor een pauze.

5 slimme tips om de weekstart inhoud te geven 3

Bijeenkomsten van max 45 minuten zodat de ruimte fris is voor volgende bezoekers en jezelf op tijd kunt zijn voor volgende vergadering.— Paul (@paul_niemeijer) 3 januari 2020

De scope is eigenlijk net te groot

In een werkweek gebeurt veel. Als je bij alles wat je in een week hebt gedaan, moet vertellen wat er lukte en waar je tegenaan liep, ben je nog wel even bezig. En als ieder teamlid dat moet doen, kon die 60 minuten weleens te kort zijn. Gevolg: je gaat samenvatten. En juist de dingen die belangrijk zijn (wat er lukte en wat niet) blijven dan uit je verhaal weg. Of je focust op één ding (meestal je grootste successtory) en nog steeds ontbreekt dan een duidelijk beeld.

De afstand tot de praktijk is eigenlijk net te ver

Een regelmatig overleg is ideaal om bij te kunnen sturen. Maar als je het pas een week later kunt hebben over een probleem waar je een week eerder tegenaan liep, is de kans groot dat het probleem door de realiteit is ingehaald. Iedereen heeft een workaround gevonden, of het is juist een frustratie geworden.

Het mood-cijfer geeft zelden de echte mood weer

Ten eerste: wat meet je? Of je zin hebt in de week, of je weekend een beetje ok was, of je goed terugkijkt op de vorige week? Een goede definitie van mood is nog niet zo eenvoudig.

Maar zelfs als die definitie er al is, dan nog is zo’n mood-cijfer een bron voor misverstanden. Stel je voor dat iedereen een glanzend cijfer heeft gegeven, met bijbehorende enthousiaste bijval van het hele team, zou jij dan nog bekennen dat je even niet lekker in je vel zit? Of andersom: als iedereen er doorheen zit, zou jij dan vrolijk gaan roepen dat het met jou wel lekker gaat? Natuurlijk niet. Voor je gevoel ontken je zo de emoties van je collega’s of (erger nog) krijg jij meteen de hele workload van iedereen die geen ruimte meer heeft.

Het becijferen van de mood gaat onherroepelijk ten onder in de groepsdruk. Zo’n cijfer lijkt allemaal heel efficiënt en goed voor het teamgevoel, maar dat is schijn. De echte mood haal je er eigenlijk alleen in een persoonlijk gesprek uit. Dat vergt empathie van een teamleider of van collega’s. En dat begint vóór het startmoment en niet terwijl het al bezig is.

Daarom dus een dagstart

Daarom dus een dagstart: 15 tot hooguit 30 minuten. Wat lukte er de vorige dag en waar liep je tegenaan? Wie kan je helpen? En wat ga je deze dag doen?

2. Een startmoment werkt als iedereen aan hetzelfde project of doel werkt

Ik heb weekstarts meegemaakt met mensen uit totaal verschillende organisatieonderdelen. Iedereen vertelde keurig waar zijn of haar team mee bezig ging, en (in het beste geval) hoe dat samenhing met het doel van eigen afdeling. Daarna ging iedereen terug naar de eigen werkvloer en zijn eigen ding doen. Dat waren leuke uitwisselingen en het hielp om begrip te kweken voor waar iedereen mee bezig is, maar het voelde sterk als “vergaderen om te vergaderen”.

Een startmoment werkt als iedereen met hetzelfde project of doel bezig is. Het is een afstemmingsmoment: heeft iedereen het projectdoel nog goed voor ogen, zijn we nog op weg naar dat doel of moeten we iets bijstellen? Door het startmoment aan het doel te koppelen, én het kort te houden, ben je meteen inhoudelijk bezig.

3. Een startmoment werkt als je je steeds afvraagt hoe je elkaar kunt helpen

Dit is een belangrijk punt, en wel om twee redenen:

  • als team ben je samen verantwoordelijk voor het bereiken van het projectdoel
  • op deze manier zorg je ervoor dat het startmoment meer is dan een uitwisseling

Als team ben je samen verantwoordelijk voor het bereiken van het projectdoel

In een goed en strak gedefinieerd project hangt alles met alles samen. Elk teamlid is verantwoordelijk voor een puzzelstukje, maar aan het einde van het project moeten wel alle puzzelstukjes gelegd zijn. Dus wanneer één teamlid tegen problemen aanloopt, heeft dat gevolgen voor de hele puzzel. Hoe eerder je als team problemen definieert en oplost, hoe makkelijker je de puzzel kunt leggen. Dat is een gezamenlijke opdracht.

Het zorgt dat het startmoment meer is dan een uitwisseling

Elk voortgangsoverleg draagt het risico in zich dat het een droge uitwisseling wordt. Door je consequent af te vragen of je nog hulp nodig hebt, óf hulp kunt geven, geef je de kwaliteit een boost en blijf je dichter bij de inhoud. Overigens kan hulp veel verschillende vormen aannemen. Het kan betekenen dat je actief naast iemand gaat zitten, dat je even meeleest, maar ook dat je alleen maar de vraag stelt: “haal je er niet teveel bij en is er een snellere manier om je doel te bereiken?”

4. Een startmoment werkt als neuzelpuntjes en kleine klachten buiten het overleg blijven

Het startmoment gaat over het project. Niet over de kwaliteit van de koffie, vieze borden op de gang of de onenigheid die je had met het secretariaat. Die dingen zijn allemaal belangrijk, en er is ook echt een plek nodig waar je dit soort kleine klachten neer kunt leggen. Want zeg nou zelf: slechte koffie of een slechte verstandhouding met het secretariaat kunnen echt een bedreiging op lange termijn betekenen. Maar voor de inhoud van het project zijn ze in veel gevallen irrelevant.

Neuzelpuntjes en kleine klachten kun je prima in een klachtenbox droppen, bij je manager achterlaten, of (zoals collega-zeilinstructeur Dirk Moree ooit bij Zeilschool Pean introduceerde) op een neuzelpuntjesbord schrijven. Dat laatste heeft als voordeel dat iedereen de klachten kan zien en ze zich daardoor vaak al als vanzelf oplossen.

5. een startmoment werkt als het niet om 9.00 maar om 10.30 uur plaatsvindt

Een startmoment is een startmoment. En als het startmoment een dagstart is, is het slim om het zo vroeg mogelijk te houden. Maar als het startmoment een weekstart is, kun je beter wat later gaan zitten. Zo geef je medewerkers de kans om op te starten, even terug te kijken op de vorige week (waar inmiddels een weekend tussen zit), te kijken of er nog relevante mail is binnengekomen en even bij te praten met collega’s.

Op deze manier stel je twee dingen zeker. Allereerst heb je zo oog voor recente HR-trends door je medewerkers een goede werk-privé-balans te gunnen en ze niet te dwingen om structureel in het weekend te werken.

Daarnaast is het voor de sociale cohesie belangrijk om even te kunnen bijpraten na het weekend. Het is een veel menselijkere en teamversterkendere manier om de mood op het spoor te komen dan het mood-cijfer waar Lean-mensen prat op gaan. Geef je die gelegenheid niet, dan blijft het weekend als een deken over het startoverleg, de dag en zelfs de week hangen. Dat komt de productiviteit niet ten goede.

Kies je voor een dagstart? Dan kan het om precies dezelfde redenen ook geen kwaad om iets later te beginnen. Kies dan bijvoorbeeld voor 9.30 of 10.00 uur.

5 slimme tips om de weekstart inhoud te geven 3

Rust!
Ik werk als zzp’er samen met mensen die op kantoren werken. Over de hele breedte zag ik afgelopen 15 jaar werkdruk en administratieve rompslomp toenemen – men moet meer leveren in minder tijd. Dat gaat ten koste van kwaliteit en aandacht.— Aha! 👀 (@Algra) 3 januari 2020


Cover: Danielle MacInnes op Unsplash